ZFA finden: So gewinnen Zahnarztpraxen passendes Personal

Ohne zahnmedizinische Fachangestellte läuft in einer Zahnarztpraxis kein Behandlungszimmer. Das gilt genauso für die Prophylaxe mit ZMP und für die Abrechnung mit ZMV. Wer eine ZFA finden will, braucht heute mehr als eine Stellenanzeige. In diesem Beitrag zeigen wir, was eine Vakanz kostet, mit wem Praxen um Fachkräfte konkurrieren und welche Wege zu Bewerbungen führen.

Jede Zahnarztpraxis braucht gute ZFA: Unbesetzte Stellen werden teuer

In Deutschland arbeiten weniger ausgebildete ZFA, als die Praxen benötigen. Fällt eine Kraft in der Stuhlassistenz oder in der Prophylaxe aus, bleibt ein Zimmer zeitweise leer oder Termine müssen verschoben werden. Die entgangenen Einnahmen summieren sich schnell. Mit unserem Vakanzkostenrechner können Sie den Betrag für Ihre Praxis überschlagen.

Die indirekten Folgen wiegen auf Dauer oft schwerer. Das verbleibende Team übernimmt die Arbeit der fehlenden Kollegin, Wartezeiten steigen und die Stimmung leidet. Daraus entsteht nicht selten die nächste Kündigung, sodass sich die Lücke vergrößert.

Wer eine Stelle zügig besetzen will, sollte die Suche deshalb als eigene Aufgabe mit Budget und Verantwortlichkeit behandeln. Eine Anzeige, die nebenbei geschaltet wird, verlängert in den meisten Fällen nur die Vakanz.

Die Konkurrenz um Fachkräfte in der Dentalbranche ist groß

Zahnarztpraxen werben längst nicht mehr nur gegen die Praxis im Nachbarort. Überregionale Zahnkliniken und zahnmedizinische Versorgungszentren suchen dieselben Fachkräfte. Abrechnungsdienstleister und Dentaldepots stellen ebenfalls ZFA und ZMV ein und bieten häufig Arbeit ohne Patientenkontakt und ohne Spätsprechstunde.

Gleichzeitig entscheiden sich weniger junge Menschen für die Ausbildung. Vielen ist nicht bekannt, welche Entwicklungsmöglichkeiten der Beruf bietet, etwa die Aufstiegsfortbildungen zur ZMP, ZMV oder Dentalhygienikerin. Wer im Beruf bleibt, achtet stärker als früher auf Arbeitszeiten, Vergütung und Führungsstil.

Für die Praxis folgt daraus, dass sie selbst aktiv werden muss. Sie braucht ein Angebot, das dem Vergleich standhält, und sie muss dieses Angebot dort zeigen, wo wechselbereite ZFA es wahrnehmen. Ob Ihr Gehaltsangebot im üblichen Rahmen liegt, können Sie mit dem Gehaltsrechner für ZFA prüfen.

Drei Wege, um ZFA zu finden

Die meisten ZFA sind fest angestellt und suchen nicht aktiv. Wir nutzen für Zahnarztpraxen deshalb drei Wege, die auf diese Situation zugeschnitten sind.

Der erste Weg ist der eigene Bewerberpool. Die Praxis erreicht dabei fortlaufend ZFA, ZMP und ZMV aus ihrer Region, auch solche, die keine Stellenanzeigen lesen. Alle Interessentinnen werden vorqualifiziert und bleiben als Kontakt erhalten, sodass Sie sie bei der nächsten freien Stelle wieder ansprechen können.

Der zweite Weg ist die Direktvermittlung. Bei akutem Bedarf schlagen wir Kandidaten aus unserem bundesweiten Kandidaten-Pool vor, was besonders dann hilft, wenn eine Stelle kurzfristig frei geworden ist. Der dritte Weg ist das Personalmarketing mit Arbeitgeber-Imagefilm, Social Media, Employer Branding und Karriereseite. Es sorgt dafür, dass Ihre Praxis als Arbeitgeber bekannt ist, bevor eine Stelle ausgeschrieben wird.

Social Media Werbung für die ZFA-Suche: Auf die Umsetzung kommt es an

Social Media ist der wichtigste Kanal, um einen eigenen Bewerberpool aufzubauen. Eine Anzeige allein genügt dafür allerdings nicht mehr, denn viele Praxen werben inzwischen auf Instagram und Facebook. Vier Punkte bestimmen, ob eine Kampagne Bewerbungen bringt.

• Genaue Zielgruppe: Meta-Werbeanzeigen lassen sich auf den Umkreis der Praxis eingrenzen. Das System findet die passenden Personen aber nur, wenn die Kampagne sauber eingerichtet ist und Bewerbungen korrekt gemessen werden.
• Echte Inhalte: ZFA wollen wissen, mit wem sie arbeiten würden. Ein kurzes Video mit dem Team und der Praxisinhaberin oder dem Praxisinhaber schafft mehr Vertrauen als ein Stockfoto mit Benefit-Liste.
• Reaktion auf Rückfragen: Kommentare und Nachrichten unter der Anzeige sollten am selben Tag beantwortet werden. Interessentinnen merken daran, wie die Praxis mit Menschen umgeht.
• Der Weg nach dem Klick: Die Anzeige sollte zu einer Bewerbung führen, die ohne Lebenslauf in wenigen Minuten erledigt ist. Die Kontaktdaten landen dabei in Ihrem eigenen Pool und gehen nicht mit dem Ende der Kampagne verloren.

Selbst schalten oder beauftragen

Viele Praxen versuchen es zunächst mit dem Button „Beitrag bewerben“. Das Ergebnis sind meist Likes aus dem Bekanntenkreis und keine Bewerbungen. Zielgruppen, Anzeigenvarianten, Messung und Nachverfolgung kosten Zeit und Erfahrung. Wenn Sie die Kampagne intern betreuen, planen Sie dafür eine feste Person und regelmäßige Arbeitszeit ein.

Mit Kurzvideos mehr Reichweite für Ihre Arbeitgebermarke

Kurzvideos und Reels sind das Format, das auf den Plattformen am häufigsten ausgespielt wird. Für die Arbeitgebermarke einer Zahnarztpraxis eignen sie sich aus drei Gründen:

• Sie zeigen den Praxisalltag, zum Beispiel die Morgenbesprechung oder den Ablauf in der Prophylaxe.
• Sie stellen die Menschen vor, die in der Praxis arbeiten, und lassen sie in eigenen Worten sprechen.
• Sie machen die Ausstattung sichtbar, etwa digitale Abformung oder ein modernes Steri, was für fachlich interessierte Bewerberinnen ein Argument ist.

Peer-to-Peer Recruiting

Bewerberinnen vertrauen den Aussagen künftiger Kolleginnen mehr als denen der Praxisleitung. Lassen Sie deshalb eine ZFA aus Ihrem Team erzählen, warum sie gern bei Ihnen arbeitet. Eine Bewerberin, die sich in dieser Kollegin wiedererkennt, meldet sich mit höherer Wahrscheinlichkeit.

Als bezahlte Anzeige erreicht ein solches Video ZFA im gesamten Einzugsgebiet der Praxis. Die Kombination aus persönlichem Inhalt und regionaler Ausspielung ist nach unserer Erfahrung der Grund, warum Videokampagnen deutlich besser abschneiden als Fotoanzeigen.

Automatisierte Vorqualifizierung selektiert ZFA für Ihre Praxis

Wer auf eine Anzeige klickt, hat selten Bewerbungsunterlagen zur Hand. Eine automatisierte Vorqualifizierung, bei uns über einen KI-Agenten gelöst, nimmt der Praxis den ersten Schritt ab.

• Sie ist rund um die Uhr erreichbar und beantwortet einfache Fragen zur Stelle sofort.
• Sie stellt wenige Qualifikationsfragen, zum Beispiel zu Abschluss, Fortbildungen, Röntgenschein und gewünschter Stundenzahl.
• Sie macht die Bewerbung einfach, weil die Angaben direkt im Chat erfasst werden.

Die Praxis erhält ein kurzes Profil und entscheidet, wen sie anruft. Der Verwaltungsaufwand sinkt und unpassende Anfragen werden früh erkannt. Das Telefonat und das Probearbeiten bleiben Aufgabe der Praxis, denn dort fällt die eigentliche Entscheidung auf beiden Seiten.

Fünf Wege, über die Praxen kaum noch eine ZFA finden

Einige Suchwege haben früher zuverlässig funktioniert und bringen heute nur noch vereinzelt Bewerbungen. Wer sich allein auf sie verlässt, verliert Zeit.

• Zeitungsanzeigen: Sie sind teuer und erreichen eine kleiner werdende, ältere Leserschaft. Jüngere wechselbereite ZFA lesen die Stellenseite der Lokalzeitung kaum noch.
• Fachfremde Headhunter: Personalberater ohne Erfahrung in der Dentalbranche kennen weder die Qualifikationsstufen noch den regionalen Markt. Kandidaten, die allein wegen eines höheren Gehalts wechseln, bleiben außerdem oft nicht lange.
• Austauschbare Stellenanzeigen: Anzeigen auf Jobportalen, die in jeder Praxis gleich lauten, geben keinen Grund für einen Wechsel. Sie erreichen zudem nur aktiv Suchende.
• Kammerbörse und Arbeitsagentur: Beide sind kostenlos und als Ergänzung sinnvoll. Als einziger Kanal reichen sie selten aus, weil das eigene Angebot zwischen vielen ähnlichen untergeht.
• Social-Media-Kampagne nach Schema F: Ein Foto, ein Standardtext und eine einfache Landingpage unterscheiden die Praxis nicht von den anderen Anzeigen im Feed. Nach unserer Erfahrung funktioniert diese Form des Social Recruiting nicht mehr.

Für Praxen in dünn besiedelten Regionen kommen eigene Hürden wie Anfahrtswege hinzu. Lesen Sie dazu unseren Beitrag ZFA finden auf dem Land.

Mit Rankingdocs passende ZFA finden

Rankingdocs gewinnt seit 2018 Mitarbeiter ausschließlich für das Gesundheitswesen, darunter viele Zahnarztpraxen. Wir bauen Ihren eigenen Bewerberpool für ZFA, ZMP und ZMV auf, schlagen bei akutem Bedarf Kandidaten aus unserem bundesweiten Pool vor und setzen auf Wunsch Imagefilm, Social Media und Karriereseite um. In der Regel liegen die ersten qualifizierten Bewerbungen 10 bis 14 Tage nach Projektstart vor, und die Stelle ist im Durchschnitt nach 25 bis 30 Tagen besetzt. Dazu geben wir eine schriftliche Einstellungsgarantie. Mehr zum Ablauf lesen Sie unter Mitarbeiter gewinnen.