Patientengewinnung für Kieferorthopäden: So gewinnen KFO-Praxen Erwachsene und Privatleistungen

Als Gründer von Rankingdocs habe ich viele KFO-Praxen dabei begleitet, gezielt erwachsene Patienten und Privatleistungen zu gewinnen. Die Ausgangslage ist fast immer ähnlich: Der Kalender ist mit Kindern und Jugendlichen gut gefüllt, und Erwachsene kommen eher nebenbei über Empfehlungen. Dabei sind gerade sie für eine KFO-Praxis wirtschaftlich besonders interessant, weil sie ihre Behandlung in den meisten Fällen selbst bezahlen. In diesem Beitrag teile ich, was sich in der Praxis bewährt hat.

Warum sich die Patientengewinnung in der KFO gerade verschiebt

Die meisten Behandlungen von Kindern und Jugendlichen laufen über die gesetzliche Krankenkasse. Laut Verbraucherzentrale übernehmen die Kassen dabei nur Fehlstellungen ab dem kieferorthopädischen Indikationsgrad 3. Bei Erwachsenen zahlen sie nur, wenn eine schwere Kieferanomalie eine kombinierte kieferchirurgische und kieferorthopädische Behandlung erfordert. Alles andere bezahlen die Patienten selbst.

Mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz, das seit dem 30. Juli 2026 in weiten Teilen gilt, ändern sich zusätzlich die Rahmenbedingungen in der Kassen-KFO. Die Vergütung soll bis spätestens Mitte 2028 auf Leistungskomplexe mit Pauschalen umgestellt werden, und ab dem 1. Januar 2027 gelten neue Qualifikationsanforderungen für KFO-Behandler. Der ursprünglich geplante strenge Fachzahnarztvorbehalt wurde im Gesetzgebungsverfahren abgeschwächt, die Einzelheiten werden noch ausgestaltet.

Mit Pauschalen hängt das Honorar weniger vom tatsächlichen Aufwand ab, und der Spielraum in der Kassenbehandlung wird enger. Ich gehe deshalb davon aus, dass Erwachsene und Leistungen, die Patienten selbst wählen, für viele KFO-Praxen deutlich wichtiger werden. Was die Reform insgesamt bedeutet, habe ich im Beitrag zur GKV-Reform und Patientengewinnung zusammengefasst.

Welche Schwerpunkte sich gut bewerben lassen

Am besten funktionieren Behandlungen, bei denen Patienten ein klares Anliegen haben und bereit sind, dafür selbst zu investieren.

Aligner für Erwachsene

Für viele Erwachsene sind Aligner der Einstieg in eine Behandlung, weil die Schienen im Alltag kaum auffallen. KFO-Praxen konkurrieren hier allerdings mit Anbietern, die Aligner ohne regelmäßige Kontrolle vor Ort verkaufen. Wie Sie sich davon abheben, beschreibe ich ausführlich im Beitrag Aligner-Patienten gewinnen.

Festsitzende Behandlung und Lingualtechnik

Komplexere Fehlstellungen lassen sich oft nur festsitzend gut behandeln. Viele Berufstätige lehnen sichtbare Brackets aber ab. Für sie ist die Lingualtechnik, bei der die Brackets auf der Innenseite der Zähne sitzen, ein starkes Argument. Da nur ein Teil der Kieferorthopäden sie anbietet, lohnt es sich, diese Leistung gezielt sichtbar zu machen.

Zusatzleistungen in der Kinder- und Jugend-KFO

Auch bei einer Kassenbehandlung entscheiden Eltern über Leistungen, die sie selbst bezahlen. Die Verbraucherzentrale nennt als typische Beispiele kleinere oder zahnfarbene Brackets, elastische Drahtbögen aus Speziallegierungen und Versiegelungen. Eltern entscheiden sich deutlich häufiger dafür, wenn die Praxis den Nutzen vorab verständlich und ehrlich erklärt. Eine gute Übersichtsseite und ein vorbereitetes Aufklärungsgespräch helfen dabei mehr als eine Position im Kostenplan.

Retention und Nachkorrekturen

Viele Erwachsene hatten als Jugendliche schon eine Zahnspange und stellen Jahre später fest, dass sich die Zähne wieder verschoben haben. Diese Gruppe ist besonders dankbar. Sie kennt die Behandlung bereits, hat ein konkretes Anliegen und braucht oft nur eine kurze Korrektur mit anschließender Retention.

Wie Erwachsene eine KFO-Praxis auswählen

Erwachsene kommen meist ohne Überweisung. Viele leben seit Jahren mit schiefen Zähnen, und den Anstoß gibt ein bestimmter Moment, etwa ein Foto, auf dem sie ihr Lächeln stört, oder eine Bemerkung ihrer Zahnärztin. Danach informieren sie sich online. Sie wollen wissen, ob eine Behandlung in ihrem Alter noch sinnvoll ist, wie lange sie dauert, ob man die Spange sieht und was sie kostet. Verglichen wird anhand der Website, der Bewertungen und des ersten Telefonats.

Ein großer Teil dieser Menschen sucht allerdings gar nicht aktiv. Sie kennen das Problem und vermuten keine einfache Lösung. Google-Anzeigen erreichen nur die, die bereits suchen. Über Facebook und Instagram erreichen Sie auch die größere Gruppe, die sich noch nie mit einer Behandlung beschäftigt hat. In unseren Kampagnen kommt ein großer Teil der erwachsenen Interessenten genau aus dieser Gruppe.

Was für planbare Anfragen nötig ist

Eine eigene Seite pro Schwerpunkt

Jede Behandlung, die Sie gezielt anbieten wollen, braucht eine eigene Seite. Eine Seite zur Erwachsenen-KFO beantwortet die Fragen, die Erwachsene tatsächlich haben, zum Beispiel ob sie zu alt für eine Behandlung sind, welche Möglichkeiten es gibt und wie sich die Kosten zusammensetzen. Ein ehrlicher Kostenrahmen schafft mehr Vertrauen als ein auffälliger Einstiegspreis.

Anzeigen, die beim Anliegen ansetzen

Viele Erwachsene halten beim Lächeln die Lippen geschlossen, weil ihnen ihre Zähne unangenehm sind. Anzeigen, die diesen Gedanken aufgreifen, wirken deutlich besser als Anzeigen über die Praxis oder die Technik. Sie erreichen auch Menschen, die noch nie nach einer Zahnspange gesucht haben.

Ein kurzer Eignungstest

Ein langes Kontaktformular schreckt viele Interessenten ab. Ich empfehle einen kurzen Eignungstest mit wenigen Fragen zur eigenen Situation. Am Ende steht eine erste Einschätzung, ob eine Behandlung in Frage kommen kann, und der Hinweis auf die Beratung in Ihrer Praxis. Ihr Team bekommt die Anfrage mit allen Antworten und weiß vor dem Rückruf, worum es geht. Eine Diagnose ersetzt der Test natürlich nicht.

Schneller Rückruf und eine gute Beratung

Zwischen Anfrage und Termin gehen viele Interessenten verloren. Wer sich bei mehreren Praxen meldet, entscheidet sich erfahrungsgemäß oft für die, die zuerst zurückruft. Rufen Sie deshalb möglichst am selben Tag zurück. In der Beratung hilft es, die Möglichkeiten verständlich nebeneinanderzustellen und dem Patienten Zeit für seine Entscheidung zu lassen.

Wenige Kennzahlen

Halten Sie fest, wie viele Anfragen eingehen, wie viele Beratungen daraus entstehen und wie viele Behandlungspläne angenommen werden. Daran sehen Sie schnell, wo Interessenten verloren gehen. In vielen Praxen liegt der größte Hebel beim Rückruf und im Beratungsgespräch.

Was eine Anfrage wert ist

Ob sich gezielte Patientengewinnung lohnt, lässt sich einfach überschlagen. Der Wert einer Anfrage ergibt sich aus dem Honorar einer Behandlung und dem Anteil der Anfragen, aus denen eine Behandlung wird. Bringt eine Erwachsenenbehandlung 4.000 Euro und entscheiden sich drei von zehn Interessenten dafür, ist jede Anfrage im Schnitt 1.200 Euro wert. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein, dann sehen Sie schnell, wie viel schon zwei zusätzliche Behandlungen im Monat ausmachen.

Die Rechnung zeigt auch, wie viel Gewicht die Beratung hat. Wenn sich vier von zehn Interessenten für die Behandlung entscheiden, steigt der Wert jeder Anfrage um ein Drittel, ohne dass mehr Geld in Werbung fließt.

Abläufe für Erwachsene vorbereiten

Berufstätige brauchen Beratungstermine am frühen Morgen, am späten Nachmittag oder in der Mittagspause. Planen Sie feste Zeitfenster für Erstberatungen ein, damit neue Anfragen nicht wochenlang auf einen Termin warten. Legen Sie außerdem fest, wer im Team Anfragen zurückruft und wie die Antworten aus dem Eignungstest an die Behandlerin gehen.

Was das Heilmittelwerbegesetz vorgibt

Werbung für kieferorthopädische Leistungen unterliegt dem Heilmittelwerbegesetz, dem Wettbewerbsrecht und der Berufsordnung der Zahnärztekammer. Sie muss sachlich informieren und darf keinen sicheren Behandlungserfolg versprechen. Vorher-Nachher-Darstellungen sind bei Behandlungen ohne medizinische Notwendigkeit eingeschränkt. Im Zweifel lassen Sie Anzeigen und Seiten von einer Fachanwältin oder Ihrer Kammer prüfen.

So unterstützen wir Sie

Mit Rankingdocs gewinnen wir für Zahnarzt- und KFO-Praxen gezielt Patienten für ihre Behandlungsschwerpunkte, zum Beispiel für Aligner, Lingualtechnik oder die Behandlung von Erwachsenen. Wir übernehmen die Positionierung, die Anzeigen, den Eignungstest und die Vorqualifizierung der Anfragen, Ihr Team ruft zurück und vereinbart die Termine. In jedem Einzugsgebiet arbeiten wir nur mit einer Praxis zusammen. Welche Schwerpunkte sich für Ihre Praxis eignen, besprechen wir gern in einer kostenlosen Erstberatung.