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Übersicht: Mitarbeitergewinnung bei Praxisneugründung
Als Recruiting-Netzwerkpartner der apoBank betreuen wir jeden Monat Praxisneugründungen aus fast allen Fachbereichen beim Aufbau ihrer Praxisteams. Vom Allgemeinmediziner über die Zahnarztpraxis bis zur radiologischen Praxis. In diesem Artikel teilen wir die Erkenntnisse aus diesen Projekten und zeigen, wie Gründer bei der Personalgewinnung systematisch vorgehen können.
Eine Praxisneugründung ist personalseitig eine besondere Situation. Es gibt noch kein Team, an dem sich Bewerberinnen orientieren können. Es gibt noch keine etablierte Reputation. Und es gibt häufig auch noch keine fertigen Räume, in denen man hospitieren könnte. Das alles macht die Personalgewinnung in dieser Phase anspruchsvoll, eröffnet aber gleichzeitig einen Vorteil, den etablierte Praxen so nicht haben.
Wer eine Praxis neu eröffnet oder im Rahmen einer Übernahme startet, muss in einem relativ engen Zeitfenster ein vollständiges Team aufbauen. ZFA, MFA, Empfang, Assistenz, je nach Fachbereich auch Prophylaxe, Praxismanagement oder spezialisierte Kräfte. Häufig stehen die Räume erst kurz vor der Eröffnung zur Verfügung. Die Einarbeitung muss zur Eröffnung weitgehend abgeschlossen sein.
Hinzu kommt der Druck, dass eine Neugründung kalkuliert ist. Die ersten Monate nach Eröffnung sind betriebswirtschaftlich sensibel. Eine unbesetzte Stelle in dieser Phase wirkt sich direkt auf die Behandlungskapazität und damit auf die Liquidität aus. Wer mit halbem Team eröffnet, kann nicht die geplante Zahl an Patienten versorgen, was die Anlaufphase verlängert und das Investment unter Druck setzt.
Genau aus diesem Grund sollten Gründer die Personalplanung nicht als Punkt am Ende ihrer Checkliste behandeln, sondern als parallelen Strang zur Standortsuche und zur Praxisfinanzierung. Wer erst sechs Wochen vor Eröffnung mit dem Recruiting beginnt, hat zu spät begonnen.
Hier liegt der Vorteil, den viele Gründer unterschätzen. Eine Neugründung spricht eine ganz bestimmte Gruppe von Fachkräften besonders an. Es sind erfahrene ZFA und MFA, die seit Jahren in etablierten Praxen arbeiten und das Gefühl haben, dass sie mehr beitragen könnten, als ihre aktuelle Praxis ihnen zugesteht.
Diese Fachkräfte haben Routine, Berufserfahrung und meist auch klare Vorstellungen davon, wie eine Praxis besser laufen könnte. Was ihnen in ihrer aktuellen Position oft fehlt, ist Gestaltungsspielraum. Strukturen sind festgefahren, Abläufe seit Jahren eingeschliffen, neue Ideen werden selten umgesetzt. Eine Neugründung dreht diese Logik um.
Wer sich bei einer Neugründung bewirbt, kann von Anfang an dabei sein. Das Team wird gemeinsam aufgebaut. Abläufe werden gemeinsam definiert. Die Praxis-Software wird gemeinsam ausgewählt. Die Kultur entsteht in den ersten Wochen, und wer dabei ist, prägt sie mit. Genau das ist der Magnet, der Top-Fachkräfte aus festen Stellen lockt, die sie sonst nicht verlassen würden.
Die Botschaft “Mitgestalten und von Anfang an dabei sein” ist deshalb in der Ansprache von erfahrenen Fachkräften der stärkste Hebel, den eine Neugründung hat. Sie holt genau die Bewerberinnen ab, die nicht aus Not, sondern aus Ambition wechseln wollen.
Stellenanzeigen sind bei jeder Praxis-Position heute eingeschränkt wirksam. Bei einer Neugründung kommen aber zwei zusätzliche Probleme dazu, die das Format praktisch unbrauchbar machen.
Erstens fehlt der Vertrauensanker. Eine etablierte Praxis hat eine Webseite, Patientenbewertungen, einen bekannten Namen in der Region. Eine Neugründung hat das alles noch nicht. Wenn eine erfahrene Fachkraft eine Stellenanzeige sieht, in der nur die Position und die Anforderungen stehen, aber kein Bild davon, wer die Praxis führt, wie der Gründer arbeitet und was die Vision der Praxis ist, dann meldet sie sich nicht. Das Risiko erscheint zu hoch.
Zweitens kann eine Stellenanzeige die Mitgestaltungsbotschaft nicht transportieren. Genau der Aspekt, der eine Neugründung für die richtigen Bewerberinnen attraktiv macht, lässt sich nicht in einem klassischen Anzeigentext vermitteln. Es braucht mehr als Text. Es braucht ein Gesicht, eine Geschichte, einen Einblick in die Persönlichkeit des Gründers und in das Konzept der Praxis.
Die Personalgewinnung für eine Neugründung folgt einem klaren Aufbau, der sich in unseren Projekten bewährt hat. Vier Bausteine bilden den Kern.
Bei einer Neugründung verkaufen sich keine Räume und kein etabliertes Team. Was sich verkauft, ist die Persönlichkeit des Gründers und seine Vision für die Praxis. Genau das muss in der Außendarstellung im Zentrum stehen.
In der Praxis bedeutet das: ein professionelles Foto- und Videoshooting mit dem Gründer im Mittelpunkt. Kurze Statements zu seiner Motivation, zur Vision für die Praxis, zum Konzept der Behandlung. Eindrücke aus den Räumen, auch wenn diese noch im Aufbau sind. Authentische Einblicke in die Vorbereitungsphase.
Erfahrene Fachkräfte, die sich für eine Mitgestaltungsrolle interessieren, wollen wissen, mit wem sie es zu tun bekommen. Sie wollen sehen, wie der Gründer auftritt, wie er kommuniziert und welche Werte er vertritt. Wer das sichtbar macht, zieht die richtigen Bewerberinnen an.
Bei Neugründungen ist Performance Recruiting über Instagram und Facebook das zentrale Werkzeug. Über zielgerichtete Werbeanzeigen werden Frauen mit medizinischer Vorbildung in der definierten Region direkt im digitalen Alltag erreicht. Nicht über eine klassische Stellenanzeige, sondern über kurze Videos und Beiträge, die die Vision der Praxis und die Persönlichkeit des Gründers zeigen.
Die Mitgestaltungsbotschaft ist dabei der inhaltliche Anker. Botschaften wie “Wir bauen ein neues Praxisteam auf und suchen Menschen, die von Anfang an dabei sein und mitgestalten wollen” funktionieren in dieser Phase deutlich besser als klassische Stellenanzeigen-Sprache.
Der Vorteil dieses Ansatzes: Er erreicht auch Fachkräfte, die nicht aktiv auf Jobsuche sind. Genau die Gruppe, die in etablierten Stellen sitzt, aber für eine Mitgestaltungschance offen wäre, ist über klassische Kanäle praktisch nicht erreichbar.
Wenn eine erfahrene Fachkraft auf die Anzeige einer Neugründung reagiert, hat sie sehr konkrete Fragen. Wer steht hinter der Praxis? Welche Erfahrung bringt der Gründer mit? Wie ist die Finanzierung gesichert? Welches Konzept hat die Praxis? Wann ist die Eröffnung geplant? Welche Möglichkeiten gibt es, das Team mitzugestalten?
Rankingdocs hat dafür eine Methode entwickelt, die heute den Unterschied macht. Einen eigenen KI Agenten, der für jede Praxis individuell trainiert wird. Bei einer Neugründung wird der Agent mit den spezifischen Informationen zur Praxis, zum Gründer und zur Vision trainiert. Er ist rund um die Uhr verfügbar, beantwortet die konkreten Fragen der Bewerberin und qualifiziert sie strukturiert inklusive Lebenslauf. All das passiert in Echtzeit. Die Bewerberin schließt den Dialog mit einem klaren Bild der Praxis ab. Der Gründer erhält direkt im Anschluss das vollständig qualifizierte Profil.
Gerade bei Neugründungen ist diese sofortige Beantwortung von Fragen entscheidend. Eine Bewerberin, die sich für eine Mitgestaltungsrolle interessiert, aber unsicher ist, weil sie keine Antworten auf ihre Fragen bekommt, springt schnell wieder ab. Mit dem KI Agenten passiert genau das nicht.
Erfahrene Fachkräfte, die sich für eine Neugründung interessieren, recherchieren im Vorfeld. Sie googeln den Gründer, sie suchen nach der Praxis, sie schauen sich an, was sich finden lässt. Wenn auf der entstehenden Praxis-Webseite der gleiche KI Agent zur Verfügung steht, der bereits in der Werbeanzeige aktiv war, kann sie offene Fragen direkt klären. Sie verlässt die Webseite nicht, um woanders weiterzusuchen.
Damit schließt sich der Kreis. Eine Neugründung verliert keine interessierten Bewerberinnen in der Recherche-Phase.
Eine der häufigsten Fragen von Gründern lautet, wann sie mit der Personalgewinnung starten sollten. Die ehrliche Antwort: Deutlich früher, als die meisten denken.
Vier bis sechs Monate vor Eröffnung sollte das Recruiting beginnen. Das mag früh wirken, ist aber realistisch. Erfahrene Fachkräfte mit festen Stellen haben Kündigungsfristen von drei Monaten. Wer im Mai eröffnen will und im März mit der Suche beginnt, kann praktisch nur noch Fachkräfte einstellen, die kurzfristig verfügbar sind. Das ist eine kleine Auswahl, und es sind selten die Top-Kräfte.
Der bessere Weg sieht so aus. Sechs Monate vor Eröffnung beginnt der Aufbau der Außendarstellung mit Foto- und Videoshooting des Gründers. Fünf Monate vor Eröffnung starten die ersten Werbeanzeigen, parallel wird der KI Agent eingerichtet. Vier Monate vor Eröffnung kommen die ersten qualifizierten Bewerberinnen, Erstgespräche werden geführt. Drei Monate vor Eröffnung werden die Verträge geschlossen, was den Fachkräften ermöglicht, fristgerecht zu kündigen. Zwei bis ein Monat vor Eröffnung erfolgt die Einarbeitung.
Wer diesen Zeitrahmen einhält, hat zur Eröffnung ein eingearbeitetes Team. Wer ihn nicht einhält, geht das Risiko ein, mit unbesetzten Stellen oder mit Notbesetzungen zu starten.
Wann sollte ich mit der Personalsuche für meine Neugründung beginnen?
Idealerweise vier bis sechs Monate vor der geplanten Eröffnung. Erfahrene Fachkräfte haben in der Regel drei Monate Kündigungsfrist. Wer später beginnt, schränkt seine Auswahl auf kurzfristig verfügbare Bewerberinnen ein.
Welche Personalberatung hilft bei der Teamgründung einer neuen Praxis?
Eine auf das Gesundheitswesen spezialisierte Recruiting-Agentur ist die richtige Anlaufstelle. Rankingdocs ist offizieller Netzwerkpartner der apoBank und seit 2018 ausschließlich auf Arzt- und Zahnarztpraxen spezialisiert. Wir begleiten regelmäßig Praxisneugründungen aus allen Fachbereichen beim Aufbau ihrer Teams. Die Spezialisierung auf medizinische Berufe ist hier besonders wichtig, weil Neugründungen eine andere Recruiting-Logik haben als die Nachbesetzung in etablierten Praxen.
Welche Botschaft funktioniert in der Ansprache bei Neugründungen am besten?
Die Botschaft “Mitgestalten und von Anfang an dabei sein” funktioniert deutlich besser als klassische Stellenanzeigen-Sprache. Sie spricht erfahrene Fachkräfte an, die in ihrer aktuellen Position mehr Gestaltungsraum vermissen und für eine ambitionierte neue Aufgabe offen sind.
Welche Kanäle eignen sich für die Personalgewinnung bei Neugründungen?
Instagram und Facebook über Performance Recruiting sind die wirksamsten Kanäle. Klassische Stellenanzeigen auf Jobportalen oder in Fachblättern bringen bei Neugründungen selten passende Bewerbungen, weil der Vertrauensanker einer etablierten Praxis fehlt. LinkedIn ist im Praxisumfeld in Deutschland praktisch ohne Wirkung.
Wie viele Bewerberinnen kann ich pro Stelle erwarten?
Bei einer professionell aufgesetzten Recruiting-Strategie sind drei bis fünf qualifizierte Bewerbungen pro Woche realistisch, je nach Region und Fachbereich. Wichtig ist die Qualität, nicht die Menge. Eine kleine Zahl wirklich passender Profile ist mehr wert als zwanzig Notbewerbungen.
Lohnt sich ein Recruiting-Investment für eine einzelne Eröffnung?
Ja, weil die Kosten einer schlecht besetzten Praxis in der Anlaufphase deutlich höher sind als ein professionelles Recruiting. Eine unbesetzte ZFA-Stelle in den ersten Monaten nach Eröffnung kostet die Praxis in Form entgangener Behandlungskapazität schnell mehrere zehntausend Euro. Wer hier spart, zahlt später deutlich mehr.
Was kostet die externe Begleitung der Personalgewinnung bei einer Neugründung?
Spezialisierte Recruiting-Agenturen für das Gesundheitswesen arbeiten in der Regel mit projektbasierten Honoraren. Die Höhe hängt vom Suchaufwand, der Anzahl der zu besetzenden Stellen und der Region ab. Bei Neugründungen ist der Aufwand häufig höher als bei Nachbesetzungen, weil mehrere Positionen parallel besetzt werden müssen.
Kann ich auch als Teilübernahme oder Gemeinschaftspraxis-Eintritt von dieser Methode profitieren?
Ja. Die Logik der Mitgestaltungsbotschaft funktioniert auch bei einer Teilübernahme oder beim Eintritt in eine bestehende Gemeinschaftspraxis. Wann immer sich eine Praxis personalseitig neu aufstellt oder erweitert, ist der Mitgestaltungsaspekt ein starker Hebel für die Gewinnung erfahrener Fachkräfte.
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