Personalgewinnung bei Praxisneugründung: So klappt es richtig

Als Recruiting-Netzwerkpartner der apoBank begleiten wir jeden Monat Praxisneugründungen aus fast allen Fachbereichen beim Aufbau ihrer Teams, vom Allgemeinmediziner über die Zahnarztpraxis bis zur radiologischen Praxis. In diesem Beitrag teilen wir die Erkenntnisse aus diesen Projekten und zeigen, wie Gründer bei der Personalgewinnung systematisch vorgehen können.

Eine Praxisneugründung ist personalseitig eine besondere Situation. Es gibt noch kein Team, an dem sich Bewerberinnen orientieren können, und noch keine etablierte Reputation. Häufig fehlen auch die fertigen Räume, in denen man hospitieren könnte. Das macht die Personalgewinnung in dieser Phase anspruchsvoll, eröffnet aber gleichzeitig einen Vorteil, den etablierte Praxen so nicht haben.

Die besondere Ausgangslage einer Neugründung

Wer eine Praxis neu eröffnet oder im Rahmen einer Übernahme startet, muss in einem engen Zeitfenster ein vollständiges Team aufbauen. Dazu gehören ZFA oder MFA, Empfang und Assistenz, je nach Fachbereich auch Prophylaxe, Praxismanagement oder spezialisierte Kräfte. Häufig stehen die Räume erst kurz vor der Eröffnung zur Verfügung, und die Einarbeitung muss bis dahin weitgehend abgeschlossen sein.

Hinzu kommt, dass eine Neugründung genau kalkuliert ist. Die ersten Monate nach der Eröffnung sind betriebswirtschaftlich sensibel. Eine unbesetzte Stelle wirkt sich in dieser Phase direkt auf die Behandlungskapazität und damit auf die Liquidität aus. Wer mit halbem Team eröffnet, kann weniger Patienten versorgen als geplant, was die Anlaufphase verlängert und das Investment unter Druck setzt. Mit dem Vakanzkostenrechner lässt sich abschätzen, was eine unbesetzte Stelle kostet.

Gründer sollten die Personalplanung deshalb parallel zur Standortsuche und zur Praxisfinanzierung führen und sie nicht ans Ende der Checkliste setzen. Wer erst sechs Wochen vor der Eröffnung mit dem Recruiting beginnt, hat zu spät begonnen.

Was Neugründungen für erfahrene Fachkräfte attraktiv macht

Hier liegt der Vorteil, den viele Gründer unterschätzen. Eine Neugründung spricht eine bestimmte Gruppe von Fachkräften besonders an. Es sind erfahrene ZFA und MFA, die seit Jahren in etablierten Praxen arbeiten und das Gefühl haben, dass sie mehr beitragen könnten, als ihre aktuelle Praxis ihnen zugesteht.

Diese Fachkräfte haben Routine, Berufserfahrung und meist klare Vorstellungen davon, wie eine Praxis besser laufen könnte. In ihrer aktuellen Position fehlt ihnen oft der Gestaltungsspielraum. Strukturen sind festgefahren, Abläufe seit Jahren eingeschliffen, und neue Ideen werden selten umgesetzt.

Eine Neugründung dreht diese Logik um. Wer sich dort bewirbt, ist von Anfang an dabei. Team, Abläufe und Praxis-Software werden gemeinsam aufgebaut, definiert und ausgewählt. Die Kultur entsteht in den ersten Wochen, und wer dabei ist, prägt sie mit. Das bewegt auch sehr gute Fachkräfte dazu, eine feste Stelle zu verlassen, die sie sonst behalten würden.

Die Botschaft „Mitgestalten und von Anfang an dabei sein“ ist deshalb in der Ansprache erfahrener Fachkräfte der stärkste Hebel einer Neugründung. Sie erreicht die Bewerberinnen, die aus Ambition wechseln wollen und keine Notlösung suchen.

Warum klassische Stellenanzeigen bei Neugründungen besonders schlecht funktionieren

Stellenanzeigen wirken bei jeder Praxis-Position nur noch eingeschränkt. Bei einer Neugründung kommen zwei Probleme hinzu, die das Format praktisch unbrauchbar machen.

Erstens fehlt der Vertrauensanker. Eine etablierte Praxis hat eine Webseite, Patientenbewertungen und einen bekannten Namen in der Region. Eine Neugründung hat das alles noch nicht. Sieht eine erfahrene Fachkraft eine Anzeige, in der nur Position und Anforderungen stehen, aber kein Bild davon, wer die Praxis führt und welche Vision sie hat, meldet sie sich nicht. Das Risiko erscheint ihr zu hoch.

Zweitens kann eine Stellenanzeige die Mitgestaltungsbotschaft nicht transportieren. Der Aspekt, der eine Neugründung für die richtigen Bewerberinnen attraktiv macht, lässt sich in einem klassischen Anzeigentext nicht vermitteln. Dafür braucht es ein Gesicht, eine Geschichte und einen Einblick in die Persönlichkeit des Gründers und in das Konzept der Praxis.

Die Methode, die bei Neugründungen funktioniert

Die Personalgewinnung für eine Neugründung folgt einem klaren Aufbau, der sich in unseren Projekten bewährt hat. Vier Bausteine bilden den Kern.

Baustein 1: Der Gründer wird sichtbar

Eine Neugründung kann weder mit fertigen Räumen noch mit einem etablierten Team werben. Sie überzeugt durch die Persönlichkeit des Gründers und seine Vision für die Praxis. Beides muss in der Außendarstellung im Zentrum stehen.

Konkret bedeutet das ein professionelles Foto- und Videoshooting mit dem Gründer im Mittelpunkt. Dazu gehören kurze Statements zu seiner Motivation, zur Vision für die Praxis und zum Behandlungskonzept sowie Eindrücke aus den Räumen, auch wenn diese noch im Aufbau sind. Dieses Material ist zugleich die Grundlage für das spätere Personalmarketing der Praxis, etwa für die Karriereseite.

Erfahrene Fachkräfte, die sich für eine Mitgestaltungsrolle interessieren, wollen wissen, mit wem sie es zu tun bekommen. Sie wollen sehen, wie der Gründer auftritt, wie er kommuniziert und welche Werte er vertritt. Wer das sichtbar macht, zieht die richtigen Bewerberinnen an.

Baustein 2: Performance Recruiting über soziale Medien

Bei Neugründungen ist Performance Recruiting über Instagram und Facebook das zentrale Werkzeug. Zielgerichtete Werbeanzeigen erreichen Fachkräfte mit medizinischer Ausbildung in der definierten Region direkt in ihrem digitalen Alltag. Eingesetzt werden kurze Videos und Beiträge, die die Vision der Praxis und die Persönlichkeit des Gründers zeigen.

Die Mitgestaltungsbotschaft ist dabei der inhaltliche Anker. Eine Aussage wie „Wir bauen ein neues Praxisteam auf und suchen Menschen, die von Anfang an dabei sein und mitgestalten wollen“ funktioniert in dieser Phase deutlich besser als die Sprache klassischer Stellenanzeigen.

Dieser Ansatz erreicht auch Fachkräfte, die nicht aktiv auf Jobsuche sind. Die Gruppe, die in etablierten Stellen sitzt und für eine Mitgestaltungschance offen wäre, ist über klassische Kanäle praktisch nicht erreichbar. Aus den Bewerbungen entsteht außerdem ein eigener Bewerberpool, auf den die Praxis zurückgreifen kann, wenn sie nach der Eröffnung wächst.

Baustein 3: Automatisierte Vorqualifizierung mit einem KI-Agenten

Wenn eine erfahrene Fachkraft auf die Anzeige einer Neugründung reagiert, hat sie sehr konkrete Fragen. Sie möchte wissen, wer hinter der Praxis steht, welche Erfahrung der Gründer mitbringt, wie die Finanzierung gesichert ist und welches Konzept die Praxis verfolgt. Dazu kommen Fragen nach dem Eröffnungstermin und nach den Möglichkeiten, das Team mitzugestalten.

Rankingdocs setzt dafür einen KI-Agenten ein, der für jede Praxis individuell trainiert wird, bei einer Neugründung mit den Informationen zur Praxis, zum Gründer und zur Vision. Er ist rund um die Uhr verfügbar, beantwortet die Fragen der Bewerberin und qualifiziert sie strukturiert inklusive Lebenslauf. Die Bewerberin beendet den Dialog mit einem klaren Bild der Praxis, und der Gründer erhält im Anschluss das qualifizierte Profil.

Bei Neugründungen ist die schnelle Beantwortung dieser Fragen besonders wichtig. Eine Bewerberin, die sich für eine Mitgestaltungsrolle interessiert und auf ihre Fragen keine Antwort bekommt, springt schnell wieder ab.

Baustein 4: Der gleiche Agent auf der entstehenden Praxis-Webseite

Erfahrene Fachkräfte, die sich für eine Neugründung interessieren, recherchieren im Vorfeld. Sie suchen im Netz nach dem Gründer und nach der Praxis und schauen sich an, was sich finden lässt. Steht auf der entstehenden Praxis-Webseite der gleiche KI-Agent zur Verfügung wie in der Werbeanzeige, können sie offene Fragen dort direkt klären. So verliert eine Neugründung keine interessierten Bewerberinnen in der Recherche-Phase.

Zeitlicher Ablauf: Wann das Recruiting beginnen sollte

Viele Gründer fragen uns, wann sie mit der Personalgewinnung starten sollten. Der richtige Zeitpunkt liegt deutlich früher, als die meisten annehmen: vier bis sechs Monate vor der Eröffnung. Erfahrene Fachkräfte mit festen Stellen haben Kündigungsfristen von drei Monaten. Wer im Mai eröffnen will und im März mit der Suche beginnt, kann praktisch nur noch Fachkräfte einstellen, die kurzfristig verfügbar sind. Das ist eine kleine Auswahl, und die besten Kräfte sind selten darunter.

Der bessere Weg verläuft in fünf Schritten:

• Sechs Monate vor der Eröffnung beginnt der Aufbau der Außendarstellung mit dem Foto- und Videoshooting des Gründers.
• Fünf Monate vorher starten die ersten Werbeanzeigen, parallel wird der KI-Agent eingerichtet.
• Vier Monate vorher kommen die ersten qualifizierten Bewerberinnen, und die Erstgespräche werden geführt.
• Drei Monate vorher werden die Verträge geschlossen, damit die Fachkräfte fristgerecht kündigen können.
• In den letzten ein bis zwei Monaten erfolgt die Einarbeitung. Hinweise dazu finden Sie im Beitrag zum Onboarding neuer Mitarbeiter.

Wer diesen Zeitrahmen einhält, hat zur Eröffnung ein eingearbeitetes Team. Wer ihn nicht einhält, riskiert einen Start mit unbesetzten Stellen oder mit Notbesetzungen. Bleibt kurz vor der Eröffnung trotzdem eine einzelne Position offen, kann eine Direktvermittlung aus einem bestehenden Kandidaten-Pool die Lücke schneller schließen als eine neue Kampagne.

Kanäle, Bewerberzahlen und Kosten

Instagram und Facebook über Performance Recruiting sind bei Neugründungen die wirksamsten Kanäle. Klassische Stellenanzeigen auf Jobportalen oder in Fachblättern bringen selten passende Bewerbungen, weil der Vertrauensanker einer etablierten Praxis fehlt. LinkedIn ist im Praxisumfeld in Deutschland praktisch ohne Wirkung.

Bei einer professionell aufgesetzten Recruiting-Strategie sind drei bis fünf qualifizierte Bewerbungen pro Woche realistisch, je nach Region und Fachbereich. Wichtiger als die Menge ist die Qualität. Eine kleine Zahl wirklich passender Profile ist mehr wert als zwanzig Notbewerbungen.

Spezialisierte Recruiting-Agenturen für das Gesundheitswesen arbeiten in der Regel mit projektbasierten Honoraren. Die Höhe hängt vom Suchaufwand, von der Zahl der zu besetzenden Stellen und von der Region ab. Bei Neugründungen ist der Aufwand häufig höher als bei Nachbesetzungen, weil mehrere Positionen parallel besetzt werden müssen. Woran Sie einen passenden Anbieter erkennen, beschreiben wir im Beitrag Recruiting-Agentur für Arztpraxen finden.

Die Investition lohnt sich auch für eine einzelne Eröffnung, weil eine schlecht besetzte Praxis in der Anlaufphase deutlich mehr kostet als ein professionelles Recruiting. Eine unbesetzte ZFA-Stelle in den ersten Monaten nach der Eröffnung kostet die Praxis durch entgangene Behandlungskapazität schnell mehrere zehntausend Euro.

Teilübernahme und Eintritt in eine Gemeinschaftspraxis

Die Logik der Mitgestaltungsbotschaft funktioniert auch bei einer Teilübernahme oder beim Eintritt in eine bestehende Gemeinschaftspraxis. Wann immer sich eine Praxis personalseitig neu aufstellt oder erweitert, ist der Mitgestaltungsaspekt ein starker Hebel für die Gewinnung erfahrener Fachkräfte.

Wie Rankingdocs Gründer bei der Personalgewinnung unterstützt

Rankingdocs ist offizieller Netzwerkpartner der apoBank und arbeitet seit 2018 ausschließlich für das Gesundheitswesen. Wir begleiten regelmäßig Praxisneugründungen aus allen Fachbereichen beim Aufbau ihrer Teams und kennen die besondere Recruiting-Logik dieser Phase. Je nach Ausgangslage bauen wir einen eigenen Bewerberpool für die Praxis auf, schlagen Kandidaten aus unserem bundesweiten Pool vor und übernehmen das Personalmarketing vom Imagefilm bis zur Karriereseite. Mehr zum Vorgehen finden Sie auf der Seite Mitarbeiter gewinnen.